党办发〔2023〕1号
全校各单位：
现将《华中科技大学办公自动化系统运行管理实施办法》予以印发，请遵照执行。
中共华中科技大学委员会办公室
华中科技大学校长办公室
2023年4月18日
华中科技大学办公自动化系统运行管理
实施办法
第一章 总则
第一条 为加强学校办公自动化（Office Automation,以下简称OA）系统的运行管理，规范公文办理流程，提高办公效率，确保系统高效、安全运行，根据《华中科技大学公文处理规定》（党办发〔2017〕11号）精神，结合工作实际，特制定本实施办法。
第二条 OA系统主要用于学校电子公文的流转和处理，包括公文的网上报送、审批、会签、传阅、发布、查询等，实现公文无纸化传输。
第三条 本办法适用于使用OA系统的单位（以下简称使用单位，包括全校各二级单位、校机关各职能部门），以及各单位使用OA系统的人员（以下简称使用人员，包括单位负责人、单位OA管理员、普通工作人员等）。
第二章 管理和保障机构
第四条 党委办公室、校长办公室是OA系统的管理部门，负责OA系统的总体建设、运行管理、安全维护等工作，对系统实行统一部署，分级管理。主要职责是：
（一）制定学校电子公文流转的规则和流程；
（二）管理OA系统中各使用单位机构设置和OA管理员角色权限；
（三）培训各使用单位0A管理员；
（四）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各单位在OA系统使用过程中出现的新情况、新问题；
（五）其他相关工作。
第五条 网络与计算中心是OA系统运行的保障部门，具体负责系统服务器的物理安全，用电、网络连接、网络安全等，保障服务器正常运行。
第六条 人事处负责提供和核对OA系统使用单位的机构信息和人事信息。
第七条 组织部负责提供和核对OA系统使用单位负责人的职务信息。
第三章 使用单位和使用人员
第八条 使用单位主要负责人为本单位OA工作的责任人，另选派一名政治可靠、责任心强、具备良好服务意识、熟悉本单位业务规定及流程的工作人员（一般为单位办公室主任）担任本单位OA管理员。
第九条 单位OA管理员作为本单位与党委办公室、校长办公室进行公文流转的联络人，其主要职责是：
（一）熟练掌握OA系统相关操作方法，自觉遵守OA系统运行的规章制度；
（二）管理OA系统中本单位内部机构设置和使用人员权限；
（三）及时做好公文流转，工作日每天上午和下午至少各登录一次OA系统，确保文件得到及时处理；对有办理时限的急件，在接到短信或电话通知后及时登录OA系统处理；
（四）做好本单位呈送电子公文的跟踪办理；
（五）参加党委办公室、校长办公室组织的相关培训，对本单位使用人员进行培训和指导；
（六）收集OA系统使用过程中出现的问题，统一反馈给党委办公室、校长办公室；
（七）其他相关工作。
第十条 单位OA管理员的系统角色权限由党委办公室、校长办公室赋予，若岗位变动，使用单位应做好岗位交接，同时及时填写《OA系统管理员登记表》，报党委办公室、校长办公室修改权限。
第十一条 单位使用人员的系统角色权限由单位OA管理员根据工作需要赋予，若岗位变动，单位OA管理员应及时修改其权限。
第十二条 使用人员应及时登陆OA系统处理文件，确保电子公文的正常流转。
第四章 公文处理
第十三条 电子公文的文种、格式、行文规则与纸质公文相同，经批准发送的电子公文与正式印发的纸质公文具有同等效力。电子公文的处理应符合学校公文处理的相关规定。
第十四条 除涉密和特殊公文外，学校公文处理一般通过OA系统进行。公文的附件（如书籍、图纸等）若不便进行电子化处理，该公文可以纸质方式流转，但须在OA系统中登记处理情况。
第十五条 电子公文办结，需由呈文单位在OA系统档案管理模块存档，并打印成纸质文档按学校档案管理的要求归档。“校党”“校发”“党办发”“校办发”“校函”等文件由党委办公室、校长办公室归档。
第十六条 坚持“涉密不上网、上网不涉密”的原则，公文凡涉及国家秘密及其他不宜公开的事项，应以纸质方式流转，不得通过OA系统传输。
第五章 系统安全
第十七条 联入OA系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来介质时应先检测，以防病毒入侵。
第十八条 使用单位应定期检查、更新和完善本单位在OA系统中的组织机构和人员信息，确保系统正常运行。
第十九条 使用人员须保管好个人账号密码，不得泄露OA系统中的信息。对泄露信息造成不良影响或严重后果的，将依据国家法律法规及学校有关规定追究责任。
第六章 附则
第二十条 本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。
第二十一条 本办法自发布之日起施行，原《华中科技大学办公自动化系统运行管理办法（试行）》（校办发〔2015〕6号）同时废止。
附件：OA系统管理员登记表
