第一条 档案工作是学校办公室的重要基础工作之一。办公室全体成员要高度重视，强化责任意识，提高办公室档案管理水平。
第二条 本规定中的档案是指在学校、办公室工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。档案管理包括档案收集、整理、分类、鉴定、编号、立卷、归档。
第三条 学校办公室主任负责档案工作的总体部署，副主任具体负责分管范围内的档案工作；按照性质，归档档案分为学校档案和学校办公室内部档案；办公室指定若干名兼职档案员负责学校档案归档工作，1名兼职档案员牵头负责办公室内部档案归档工作。
第四条 根据工作实际，学校档案和办公室内部档案包括文件资料、图表资料、声像资料、实物等。（具体见附件）
第五条 对档案实行集中管理，并按要求及时归档。有关承办人不得长期保存应该归档的档案材料，应及时将档案交兼职档案员归卷，每季度定期清理一次，年终统一整理归档。
第六条 凡属归档的各种材料，要求字迹、图像必须清楚，书写工整，禁用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写。兼职档案人员应负责将材料收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律，系统整理，并在封面上注明档案名称、编写卷内目录、确定密级。
第七条 属办公室内部归档档案，凡有长期利用价值的档案，列为永久保管；凡在短时间内对办公室有参考利用价值的，列为短期保存。定期或不定期销毁的文件资料，须报分管负责人批准，重要文件资料，还须报主任或主任办公会批准方可销毁。
第八条 建立档案借阅和审批制度。因工作需要利用档案的，调阅人必须妥善保管，不得任意转借、复印、遗失、污损和涂改乱画，更不得拆散原卷或抽取文件。
第九条 办公室人员调离时，须将承办或管理的档案资料登记归档或交接，不得擅自带走或销毁。
第十条 本规定未尽事宜，按照国家、学校相关规定执行。
第十一条 本规定由学校办公室主任办公会负责解释，自公布之日起施行。
