校办发〔2015〕6号
现将《华中科技大学办公自动化系统运行管理办法（试行）》印发给你们，请遵照执行。
第一条 为加强学校办公自动化（Office Automation,以下简称OA）系统的运行管理，规范公文办理流程，提高办公效率，确保OA系统的高效、安全运行，特制定本办法。
第二条 OA系统主要用于学校电子公文的流转和处理，包括公文的网上报送、审批、会签、传阅、发布、查询等，实现公文无纸化传输。
第三条 本办法适用于使用OA系统的单位（以下简称使用单位，包括全校各二级单位、校机关各职能部门），以及各单位使用OA系统的人员（以下简称使用人员，包括单位负责人、单位OA管理员、普通工作人员等）。
第四条 学校办公室是OA系统的管理部门，具体负责OA系统的总体建设、运行管理、安全维护等工作，主要职责是：
（二）管理OA系统中各使用单位机构设置和使用人员角色权限；
（四）协调解决各单位在OA系统使用过程中出现的新情况、新问题。
第五条 网络与计算中心是OA系统运行的保障部门，具体负责系统服务器的物理安全、用电、网络连接、网络安全等，保证服务器正常运行。
第六条 人事处负责提供和核对OA系统使用单位的机构信息和使用人员的人事信息。组织部负责提供和核对OA系统使用单位负责人的职务信息。
第七条 使用单位明确一位主要负责人为本单位OA工作的责任人，另选派一名政治可靠、责任心强、具备良好服务意识、熟悉本单位业务规定及流程的工作人员（一般为单位办公室主任）担任本单位OA管理员。
第八条 单位OA管理员作为本单位与学校办公室进行公文流转的联络人，其主要职责是：
（三）管理OA系统中本单位内部机构设置和使用人员权限；
（四）参加学校办公室组织的相关培训，对本单位使用人员进行培训和指导；
（五）收集OA系统使用过程中出现的问题，统一反馈给学校办公室。
第九条 单位OA管理员的系统角色权限由学校办公室赋予，若岗位变动，使用单位应及时报学校办公室修改权限。
第十条 单位使用人员的系统角色权限由单位OA管理员根据工作需要赋予，若岗位变动，单位OA管理员应及时修改其权限。
第十一条 为保证电子公文的正常流转与办理，使用人员应及时登陆OA系统接收和处理文件。
第十二条 电子公文的文种、格式、行文规则与纸质公文相同，经批准发送的电子公文与正式印发的纸质公文具有同等效力。电子公文的处理应符合学校公文处理的相关规定。
第十三条 公文的附件（如书籍、图纸等）若不便进行电子化处理，该公文可以纸质方式流转，但需在OA系统中登记处理情况。
第十四条 电子公文办结，需在OA系统档案管理模块存档，并打印成纸质文档按学校档案管理的要求归档，具体操作由呈文单位负责。“校党”“校发”“校办发”“校函”文件由学校办公室归档。
第十五条 坚持“涉密不上网、上网不涉密”的原则，公文若涉及国家秘密及其他不宜公开的事项，仍应以纸质方式流转，不得通过OA系统传输。
第十六条 联入OA系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来介质时应先检测，以防病毒入侵。
第十七条 使用单位应定期检查、更新和完善本单位在OA系统中的数据，确保系统正常运行。
第十八条 使用人员须保管好个人账号密码，不得泄露OA系统中的信息。对泄露信息造成不良影响或严重后果的，将依据国家法律法规及学校有关规定追究责任。
