关于印发《华中科技大学办公自动化系统运行管理办法(试行)》的通知

作者: 时间:2015-10-16 点击数:

校办发〔2015〕6号

全校各单位:

现将《华中科技大学办公自动化系统运行管理办法(试行)》印发给你们,请遵照执行。

学校办公室

2015年6月25日

华中科技大学办公自动化系统运行管理办法

(试行)

一、总则

第一条 为加强学校办公自动化(Office Automation,以下简称OA)系统的运行管理,规范公文办理流程,提高办公效率,确保OA系统的高效、安全运行,特制定本办法。

第二条 OA系统主要用于学校电子公文的流转和处理,包括公文的网上报送、审批、会签、传阅、发布、查询等,实现公文无纸化传输。

第三条 本办法适用于使用OA系统的单位(以下简称使用单位,包括全校各二级单位、校机关各职能部门),以及各单位使用OA系统的人员(以下简称使用人员,包括单位负责人、单位OA管理员、普通工作人员等)。

二、管理和保障机构

第四条 学校办公室是OA系统的管理部门,具体负责OA系统的总体建设、运行管理、安全维护等工作,主要职责是:

(一)制定学校电子公文流转的规则和流程;

(二)管理OA系统中各使用单位机构设置和使用人员角色权限;

(三)培训各使用单位0A管理员;

(四)协调解决各单位在OA系统使用过程中出现的新情况、新问题。

第五条 网络与计算中心是OA系统运行的保障部门,具体负责系统服务器的物理安全、用电、网络连接、网络安全等,保证服务器正常运行。

第六条 人事处负责提供和核对OA系统使用单位的机构信息和使用人员的人事信息。组织部负责提供和核对OA系统使用单位负责人的职务信息。

三、使用单位和使用人员

第七条 使用单位明确一位主要负责人为本单位OA工作的责任人,另选派一名政治可靠、责任心强、具备良好服务意识、熟悉本单位业务规定及流程的工作人员(一般为单位办公室主任)担任本单位OA管理员。

第八条 单位OA管理员作为本单位与学校办公室进行公文流转的联络人,其主要职责是:

(一)及时接收和报送公文;

(二)负责电子公文在本单位内部的流转;

(三)管理OA系统中本单位内部机构设置和使用人员权限;

(四)参加学校办公室组织的相关培训,对本单位使用人员进行培训和指导;

(五)收集OA系统使用过程中出现的问题,统一反馈给学校办公室。

第九条 单位OA管理员的系统角色权限由学校办公室赋予,若岗位变动,使用单位应及时报学校办公室修改权限。

第十条 单位使用人员的系统角色权限由单位OA管理员根据工作需要赋予,若岗位变动,单位OA管理员应及时修改其权限。

第十一条 为保证电子公文的正常流转与办理,使用人员应及时登陆OA系统接收和处理文件。

四、公文处理

第十二条 电子公文的文种、格式、行文规则与纸质公文相同,经批准发送的电子公文与正式印发的纸质公文具有同等效力。电子公文的处理应符合学校公文处理的相关规定。

第十三条 公文的附件(如书籍、图纸等)若不便进行电子化处理,该公文可以纸质方式流转,但需在OA系统中登记处理情况。

第十四条 电子公文办结,需在OA系统档案管理模块存档,并打印成纸质文档按学校档案管理的要求归档,具体操作由呈文单位负责。“校党”“校发”“校办发”“校函”文件由学校办公室归档。

第十五条 坚持“涉密不上网、上网不涉密”的原则,公文若涉及国家秘密及其他不宜公开的事项,仍应以纸质方式流转,不得通过OA系统传输。

五、系统安全

第十六条 联入OA系统的计算机,应安装杀毒软件。使用外来介质时应先检测,以防病毒入侵。

第十七条 使用单位应定期检查、更新和完善本单位在OA系统中的数据,确保系统正常运行。

第十八条 使用人员须保管好个人账号密码,不得泄露OA系统中的信息。对泄露信息造成不良影响或严重后果的,将依据国家法律法规及学校有关规定追究责任。

六、附则

第十九条 本办法由学校办公室负责解释。

第二十条 本办法自发布之日起施行,试行期一年。

华中科技大学 党委办公室、校长办公室

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